Penulis: Terrance M. Tangit - detikinet
Kebebasan bagi karyawan untuk menggunakan perangkat pilihan mereka tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memungkinkan akses berkelanjutan ke email, file dan dokumen kapan saja, di mana saja.
Di sisi lain, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan instan dalam hal visibilitas, manajemen waktu, penghematan biaya, dan lingkungan kerja yang positif -- semua tanpa harus berinvestasi dalam peralatan mahal, ruang kerja atau tenaga kerja tambahan.
Menurut laporan terakhir, pasar global BYOD dan enterprise bergerak juga sedang mengalami pertumbuhan eksponensial, dari USD 67,21 miliar pada tahun 2011 menjadi sekitar USD 181,39 miliar pada tahun 2017 dengan proyeksi CAGR 15,17%.
Ancaman yang Mengintai
Dengan popularitas BYOD, tidak mengherankan bahwa karyawan sering mendaftar untuk layanan berbagi file consumer yang gratis seperti Dropbox, Apple iCloud dan Google Drive.
Dengan kata lain, karyawan berbagi dokumen bisnis dengan pihak ketiga dan menyimpan dokumen di tempat-tempat yang benar-benar di luar kontrol departemen TI mereka.
Konsumerisasi layanan TI enterprise dan proliferasi BYOD ini membahayakan keamanan dan integritas aset informasi perusahaan dan menciptakan ancaman serius, misalnya, kebocoran data, hilangnya hak kekayaan intelektual, pelanggaran kepatuhan peraturan untuk kerahasiaan dan retensi, dan eksposur jaringan perusahaan terhadap ancaman eksternal.
Untuk secara efektif dan aman mendukung fenomena BYOD saat ini, perusahaan harus memberikan alternatif platform untuk sinkronisasi dan berbagi file yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data dan berkolaborasi pada perangkat apa saja, dari lokasi mana saja, setiap saat, namun melakukannya dengan aman, dan dengan pengawasan perusahaan, dengan menggunakan objek cloud berbasis-storage, privat.
Untuk menggelar solusi sinkronisasi dan berbagi file yang sukses dengan ROI yang tinggi, organisasi TI harus mempertimbangkan persyaratan sebagai berikut:
-. Solusi On Premise
Perusahaan harus mencari solusi yang memungkinkan mereka untuk menyimpan data secara lokal, dalam sebuah pusat data yang menghilangkan risiko keamanan terkait dengan layanan awan publik.
Satu-satunya cara untuk mencapai keamanan total jika aplikasi mobile dan data bisnis secara lokal, terletak di belakang firewall khusus dan dinaungi oleh semua pertahanan yang ini berarti, seperti perlindungan anti-virus dan kontrol akses.
-. Kemampuan Mengelola Semua Jenis Data
Karyawan menggunakan BYOD untuk memeriksa email, mereview kontrak dan mengirim dokumen. Solusi sinkronisasi dan berbagi file yang benar harus mampu mengelola semua jenis data, termasuk file, gambar, pdf dan klip video, dengan menyediakan sebuah pusat, gudang data berbasis-konten, yang bekerja sebagai sumber tunggal sinkronisasi dan berbagi file.
-. Kemampuan Sinkronisasi dan Berbagi
Karyawan menggunakan beberapa perangkat -- PC desktop, smartphone dan tablet -- yang semuanya dikonfigurasi dengan sistem operasi yang berbeda (misalnya MS Windows, iOS dan Android).
Solusi sinkronisasi dan berbagi file yang optimal harus menyediakan fitur standar dalam aplikasi sinkronisasi dan berbagi file yang dapat mendukung berbagai sistem operasi dan campuran perangkat mobile.
-. Kontrol Keamanan Ketat
Karyawan sering bekerja dengan data sensitif, seperti quotation dan kontrak penjualan. Oleh karena itu, file harus di-enkripsi, dan ditransmisikan melalui SSL.
Tergantung pada tingkat kontrol yang diperlukan, perusahaan dapat mempertimbangkan kontrol akses yang ketat untuk file individual, penggunaan sandi pada perangkat tertentu, dan bahkan penghapusan jarak jauh dan mencatat jejak akses dan pelaporan.
-. Penempatan dan Manajemen yang Mudah
Integrasi dengan infrastruktur yang ada merupakan aspek penting dari solusi. Perusahaan harus mampu mengintegrasikan antar-muka yang user-friendly dari solusi sinkronisasi dan berbagi file dengan sistem yang ada seperti Microsoft Active Directory, dan mendukung beberapa protokol, standar industri dan aplikasi
-. Skalabilitas
Jika diterapkan dengan benar, solusi sinkronisasi dan berbagi file akan sangat mudah digunakan, yang akan mendorong pengguna untuk menyimpan banyak data dengan sangat cepat.
Perusahaan harus menanggapi ini dengan kesiapan untuk meningkatkan kuota per pengguna. Infrastruktur ini harus tersedia skalabilitasnya dengan kapasitas besar yang dapat ditingkatkan (dari beberapa terabyte, misalnya, hingga petabyte jika perlu).
-. Optimalisasi Data
Sinkronisasi dan berbagi file berhubungan dengan volume data yang sangat besar, seperti file, isi database dan email dari ratusan perangkat BYOD. Solusi sinkronisasi dan berbagi file yang optimal harus menyediakan fitur optimasi data seperti kompresi dan single-instancing. Ini akan membantu mengoptimalkan storage dan meningkatkan return atas investasi.
-. Ketersediaan
Karyawan ingin menyimpan email dan dokumen di 'ujung jari' mereka untuk kapan saja mereka bertemu dengan pelanggan atau mendiskusikan proposal dengan mitra. Itulah salah satu alasan utama mengapa BYOD telah menjadi suatu alat penting.
Bahkan satu menit downtime dapat mempengaruhi produktivitas mereka, dan profitabilitas seluruh bisnis Anda. Menuntut paling sedikit 99,999% ketersediaan untuk sinkronisasi dan berbagi file sangat penting untuk memastikan kelangsungan bisnis.
-. Storage yang Dapat Melindungi Diri Sendiri
Perusahaan perlu berpikir tentang semua biaya tersembunyi yang terkait dengan pertumbuhan data, seperti biaya back up. Karyawan akan mengharapkan data mereka harus dilindungi oleh TI, tapi mem-back up data dalam jumlah besar bisa sangat mahal dan kompleks.
Perusahaan dapat merespons tantangan ini dengan melengkapi solusi sinkronisasi dan berbagi file mereka dengan storage yang dapat melindungi diri-sendiri di mana data dilindungi tanpa back up.
-. Jaminan Kepatuhan
Sebagian besar karyawan tidak memiliki banyak pengetahuan TI dan tidak mengerti potensi bahaya yang mereka tempatkan di perusahaan mereka dengan menggunakan platform berbagi file konsumer yang berada di luar kendali dari departemen TI mereka.
Sebuah solusi sinkronisasi dan berbagi file yang andal akan mengkompensasi kurangnya kesadaran ini melalui fitur integritas data dan kepatuhan yang memungkinkan kolaborasi mulus dan berbagi file, tanpa mengorbankan kebijakan perusahaan dan hukum mengenai keamanan data.
Jika perusahaan tidak memiliki solusi sinkronisasi dan berbagi file, karyawan akan sering menggunakan platform dan aplikasi pihak ketiga, gratis, yang banyak menimbulkan ancaman serius bagi bisnis mereka.
Tanpa solusi itu, tidak ada cara bagi departemen TI untuk mengawasi penggunaan platform dan aplikasi gratis tersebut, yang berarti departemen TI tidak dapat melindungi data perusahaan setelah data tersebut berada di luar dinding kantor.
Menempatkan solusi sinkronisasi dan berbagi file adalah satu-satunya cara untuk menjamin keamanan dan kepatuhan dari tenaga kerja mobile yang sangat produktif.
*) Penulis, Terrance M. Tangit merupakan Managing Director ASEAN, Emerging Markets & Indonesia, Hitachi Data Systems.
(ash/ash)
